Todos los días tenemos que lidiar con nuestra querida «lista de tareas«.
Llegamos temprano al trabajo, nos servimos una taza de café y empezamos a organizar nuestro día. «Nada fallará hoy» pensamos ingenuamente. Creemos que tenemos planificado nuestro día y que nada ni nadie lo estropeará.
A los 10 minutos nos damos cuenta que todo fue una ilusión, reuniones que no estaban planificadas, las ventanas del Lync (a.k.a. Skype Empresarial) comienzan a saltar y obviamente cientos de correos electrónicos en tu bandeja de entrada que hasta el día de ayer ya habías terminado de limpiar.
En conclusión, tu «lista de tareas» de hoy no pudo ser concluida. Lo divertido es que aún nos sorprendemos de que esto ocurra a pesar de que se ha repetido lo mismos todos los días de nuestra vida laboral.
¿Qué hacemos? Procrastinamos porque la sobrecarga de nueva información es tan grande que ya no sabemos por donde empezar.
La regla de los 2 minutos
El concepto de «la regla de los 2 minutos» llega del libro Getting Things Done (GTD) de David Allen. La regla dice:
Si la siguiente acción puede completarse en 2 minutos o menos hazla ahora, aunque no sea una tarea urgente o de alta prioridad.
Muchas de las tareas que nos llegan y procrastinamos no son difíciles de hacer, tenemos el talento y las habilidades para terminarlas rápidamente y en muy poco tiempo, solo que las pateamos por alguna razón y otra.
No tiene que ser necesariamente 2 minutos (no es que alguien te va a poner un cronómetro para tomarte el tiempo), pueden ser 3 o 5 minutos. Si necesitas leer un texto para tomar una decisión, léelo. Si puedes responder un email rápidamente, respóndelo. Si tienes que hacer una llamada telefónica corta, hazla.
Entonces, si ves una tarea que no la puedes completar en menos de 2 minutos, planifícala o delégala.
En resumen, si hacer una tarea toma menos tiempo que procesarla, organizarla en tu lista de pendientes y hacerle seguimiento, entonces es mucho mas eficiente completarla en el momento que esta llega a tus manos. Con esta regla verás que tu lista de pendiente será más corta y se quedará solo con las cosas que te cuestan más tiempo o más concentración hacerlas.
Psicológicamente también ayuda mucho ya que desbloqueas el gran poder de los quick wins. Al ver que estás terminando muchas tareas en poco tiempo, generas el impulso necesario para terminar la siguiente de manera más fácil.
Felizmente este post lo pudiste leer en 2 minutos. ¡Ahora a trabajar!
MBA de CENTRUM Católica Graduate Business School. Licenciado en Ingeniería Industrial de la Universidad de Lima. Gerente Comercial en Payet, Rey, Cauvi, Pérez Abogados. Especialista en Planeamiento Estratégico y Planeamiento Comercial.